Prema važećem zakonodavstvu Ruske Federacije u području dokumentacije, dokumenti s isteklim rokom skladištenja, povučeni iz prometa, oduzet će se. Uništavanje dokumenata omogućuje oslobađanje dijela uredskog prostora i organiziranje arhive. To je sastavni dio rada svake organizacije.
stupnjevi korištenja
Postoje određena pravila za uništavanje dokumenata.Prije postupka uništavanja svi radovi podliježu ispitivanju, koje uključuje više faza.U početnoj fazi, uprava organizacije mora izdati odgovarajući nalog. Redoslijed uništavanja dokumenata je sljedeći:
- Definiranje znanstvene i praktične vrijednosti. Prema sadašnjoj rezoluciji, to će učiniti stručno povjerenstvo, potpisujući sporazum o skladištenju. Sastoji se od kvalificiranih stručnjaka iz svih organizacijskih struktura, te odabira voditelja. Preporučljivo je u komisiju uključiti predstavnika uprave, računovođu, odvjetnika, službenika, predstavnika osoblja. Povjerenstvo daje stručnu procjenu vrijednosti i izdaje odgovarajući nalog.
- Odaberite popis dokumenata koje želite uništiti. Oblik i oblik takvog popisa sastavljeni su proizvoljno. On je komisija za recikliranje. Popis je detaljan opis, koji je ovjeren potpisom predsjednika i svih članova komisije.
- Potvrda o razrješenju dokumenata o uništavanju poslovnih dokumenata. Zakon nužno odražava popis dokumenata koje treba uništiti, s naslovima, brojem i člancima zakona na temelju kojih će seizvršena je upotreba dokumenata. Voditelj potpisuje nalog i akt o uništavanju dokumenata.
- Organizirajte popis. Prije odlaganja odabranih obrazaca, komisija za recikliranje dužna je provjeriti je li papir revidiran i kada je posljednji put revidiran. Nakon toga se provodi konačna provjera - obrasci za otpis, priznati kao vrijedni, šalju se na daljnje skladištenje u arhivu, drugi - za recikliranje. U ovoj fazi mora se izdati i naredba.
- Fizičko uništavanje dokumenata s istekom razdoblja skladištenja. To je povjerljiv proces.
Postoji posebna naredba za uništavanje tajnih dokumenata, koja se značajno razlikuje od pravila za obične vrijednosne papire. Za tajne je potrebno proći određeno razdoblje nakon isteka roka čuvanja, tek potom potpisati akt o dodjeli dokumenata.Uništavanje tajnih dokumenata provodi se u posebnim odjelima državnih službi, nakon što se voditelj odjela potpiše.
Ovakav pristup zbrinjavanja omogućuje smanjenje rizika pogrešnog uništavanja vrijednih poslovnih papira i optimiziranja procesa korištenja.
fizičko uništenje
Nakon sastavljanja svih akata, a nakon potpisivanja ugovora o skladištenju, papir se prikuplja i šalje na odlaganje. Za organizacije čiji se promet dokumenata čuva u državnim ili općinskim arhivima, korištenje dokumenata mora nužno biti dogovoreno s arhivskim tijelima. Uništavanje računovodstvadokumente proizvodi specijalizirana tvrtka. Druge organizacije mogu organizirati uništavanje papira po vlastitom nahođenju ili uključiti strukturu ovlaštenu za raspolaganje njima u skladu sa svim sigurnosnim pravilima.
Trenutno se koriste sljedeće metode uništavanja dokumenata:
- Sjeckanje. Uništavanje dokumenata pomoću usitnjavanja smatra se najrasprostranjenijom i najjednostavnijom metodom.
- Spaljivanje dokumenata prakticira se rjeđe, jer termička obrada zahtijeva posebnu opremu - potrebna je peć za pečenje. Način spaljivanja dokumenata često se koristio za povjerljivi papir. Trenutno je to primjer najmanje racionalnog i ekološkog načina uništenja.
- Zbrinjavanje arhiva s odlaskom organizacije.
Za uništenje (uz spaljivanje) šalje se uzorak iz kojeg su prethodno uklonjeni celofanski, plastični, tinjac i drugi pokrivači. Ovi materijali nisu prikladni za recikliranje.
Organizacije za male dokumente imaju pravo ručno ručno uništiti papir ili prenijeti arhivu organizaciji koja prikuplja otpadni papir, sklapanjem ugovora. Sve to pod uvjetom da se potvrdi zastara, ali uzorak nema pečat privatnosti i ne nosi podatke za industrijsku špijunažu.
Rezanje vrijednosnih papira
Najjednostavnije rješenje za zbrinjavanje arhivske dokumentacije je uporaba posebne opreme - sjeckalica. Ovo je stroj za uništavanje ureda i arhivadokumenti. Skup standardnih rezača uključuje blok kontejner, dizajniran za 13 - 300 litara.Tehnika omogućuje uništavanje listova širine 450 mm, istodobno može proći od 7 do 85 listova papira. On osigurava visoku klasu tajnosti i eliminira mogućnost industrijske špijunaže od strane konkurentskih tvrtki.
Ovisno o opsegu radnog procesa, specijalizirana poduzeća koriste prijenosna i industrijska postrojenja velike snage, koja mogu uništiti diskete, plastične kartice, čekovne knjižice i papire tvrde papire. Mnoge tvrtke i organizacije pojednostavljuju proces recikliranja za sebe i stječu fiksne uredske rezače.
Tehnika uništava dokumente na nekoliko načina:
- Schroeder - Rezanje ravnine rezati papir na tanke trake duž duljine lima i baciti ih u spremnik. Dokumentacija o drobilici rasprostranjena je u konvencionalnim uredima.
- Schroeder - drobilica se melje u mrvice i koristi se za obavještavanje o posebnoj tajnosti. Tako je uništavanje arhive dokumenata pod pečatom tajno.
- Mlinac je opremljen posebnim zaslonom koji prilagođava širinu rezanog papira. Moguće je raspolagati povjerljivim, kao i neformalnim papirima.
- Industrijski sjeckalica se koristi za gust papir.
Ovisno o zahtjevima povjerljivosti, rezači mogu rezati trake u širini od 3,9 do 6 mm, fragmentirati ili usitniti u čestice promjera manje od 0,5 mm.
Organizacija sama odlučuje kako će to bitiraspolagati. Specijalizirane tvrtke pružaju usluge koje uključuju:
- Sakupiti u zatvorenim spremnicima.
- Prijevoz do pogona za preradu.
- Shredivanie u nazočnosti predstavnika organizacije.
- Izrada akta raspolaganja.
- Miješanje i prešanje papirnog otpada pod visokim tlakom.
- Ugovor o skladištenju.
- Otpremanje u postrojenja za preradu sirovina.
Profesionalno usitnjavanje eliminira obnovu papira skeniranjem i korištenjem računalnog programa koji vam omogućuje kombiniranje fragmentiranih fragmenata i pruga u jednu cjelinu.
spaljivanje papira
Ova vrsta korištenja računovodstvenih dokumenata najprikladnija je za dokumentiranje posebne tajnosti. Naravno, spaljivanje dokumenata na otvorenom štetno je za zdravlje zaposlenika i okoliša, a osim toga ova vrsta zbrinjavanja može propuštati vrijedne informacije. Paketi papira u rasadnicima mogu izgorjeti u cijelosti, što je nedopustivo sa stajališta povjerljivosti. Osim toga, neovlašteno sagorijevanje kažnjava se velikim novčanim kaznama. Zato se samo specijalizirane tvrtke koje koriste visokotemperaturne peći za postupak bave uporabom vatre. Osim nosača papira u peći, možete odložiti sve vrste plastike i trake.
Predstavnici tvrtke povlače uzorak u zatvorenim kontejnerima, potpisuju ugovor o skladištenju i prevoze ga u termalnu tvornicu za recikliranje otpada.Tamo se stavljaju u pećnicu i spaljuju do potpunog uništenja. Postupak je potvrđen posebnim aktom.Burning jamči 100% pouzdanost i anonimnost. Takav način uništavanja dokumenata je utvrđen na zakonodavnoj razini.
uništavanje uništavanja
Ova metoda uključuje odlazak u organizaciju kupca i uništavanje dokumenata na licu mjesta. Unutarnje uništavanje provodi specijalizirana tvrtka koja posjeduje vlastitu opremu.
Za postupak se koristi industrijska sjeckalica koja se nalazi na platformi kamiona. Schroeder se odlikuje visokim performansama i može obraditi do dvije tone papira na sat, snažan stroj za uništavanje dokumenata. Dokument uništen od strane drobilice podliježe povratu, tako da ova metoda nije prikladna za postupanje s povjerljivim dokumentima.
Glavna prednost ove metode odlaganja je nepostojanje rizika od gubitka pri transportu. Uništenje vrijednosnih papira provodi se neposredno prije ulaska u instituciju, uz potpisivanje ugovora o skladištenju.
Industrijske sjeckalice uzgajaju uzorak u skladu sa zahtjevima razine 4 sigurnosti i znatno premašuju kapacitet tradicionalnih uredskih instalacija. Nakon iskorištavanja, otpad se stlačuje i šalje na daljnju obradu.
Prednosti rada s tvrtkama za recikliranje
Postupak recikliranja za svaku organizaciju vrlo je zahtjevan i zahtijeva privremene troškove. Mnogo je isplativije surađivati sa specijaliziranim tvrtkama koje su u mogućnosti brzo iskrcati sjedalapohranjivati arhive za nove stranke. Glavna prednost njihovog rada - uništavanje papira koji su izašli iz opticaja na bilo kojem prijevozniku. U tom slučaju se sastavlja sporazum.
Tvrtke ne mogu samo brisati zaostale dokumente, već i pružati usluge korištenja:
- Poslovni dokumenti s povjerljivim podacima.
- Radovi bilo kojeg formata, uključujući znakove "voda".
- Računovodstveni izvještaji koji su izašli iz optjecaja.
- Bilo koja vrsta proizvoda od papira, uključujući offset tisak.
- Novine i časopisi.
- Knjige u mekim i tvrdim koricama.
- Digitalni mediji - diskovi, diskete, flash pogoni.
- Plastične kartice.
Sve usluge specijaliziranih tvrtki regulirane su u skladu sa zakonodavstvom Rusije. Kada se sporazum zaključi, njihovi predstavnici potpisuju sporazum o neotkrivanju povjerljivih informacija. Mnoge tvrtke pružaju profesionalne usluge arhivista.
Organizacija - kupac ima pravo biti prisutan tijekom postupka ili zatražiti video ili foto izvještaj, a može potpisati i ugovor o skladištenju.Tvrtka koja tretira svoj poslovni ugled je uvijek pozorna na probleme korištenja.
